Pengertian Etika Bertelepon

Etiket bertelepon adalah tata krama, sopan-santun, tata pergaulan dalam bertelepon (menerima-melakukan kontak telepon) yang meliputi berbicara dengan jelas, tegas, terkesan ramah, hangat, dan bersahabat.

Hal-hal penting etika bertelepon

1. Jangan biarkan telepon berdering 2-3 kali segeralah angkat.
2. Dengarkan mitra bicara dan berkonsentrasi dengan pihak penelepon (tidak melamun).
3. Berkatalah dengan sopan dan hangat, hindari kata-kata yang bisa menyakiti perasaan penelepon.
4. Berikan respon secara tepat dan lugas.
5. Berbicara sepenuhnya dengan volume suara cukup jelas, tegas, lancar, serta hangat dan bersahabat.
6. Siapkan perlengkapan seperlunya ketika akan menelepon, seperti nomor telepon yang dituju, buku catatan, dan pensil. Setelah itu, tanyakan apakah penerima telepon punya waktu untuk berbicara.

Langkah-langkah dan teknik menerima telepon

1. Segeralah angkat jika telepon berdering.
2. Ucapkan salam begitu Anda mengangkat telepon.
3. Bila penelepon menanyakan orang lain, tanyakan nama dan identitas orang yang dicari.
4. Bila orang yang dituju tidak ada di tempat, beritahukan dengan sopan dan tawarkan pada penelepon untuk meninggalkan pesan.
5. Setelah menyelesaikan pembicaraan dengan penelepon, sebaiknya mengucapkan salam, dan jangan meletakkan gagang telepon mendahului penelepon, tunggu sampai gagang telepon diletakkan atau telepon ditutup selama dua atau tiga detik oleh penelepon.

Langkah-langkah dan teknik menelepon

1. Siapkan nomor telepon yang akan dihubungi.
2. Tekan nomor telepon yang dituju, dan bila sudah tersambung dan pihak yang dituju sudah mengangkat, ucapkan salam. Sebelum mengutarakan maksud dan tujuan, pastikan bahwa nomor yang dituju benar.
3. Sebutkan identitas diri Anda dengan jelas, lalu kemukakan keinginan Anda untuk berbicara dengan orang yang dituju.
4. Berikan selalu kesan ramah dan ucapkan salam penutup untuk mengakhiri pembicaraan.

Cara menggunakan telepon yang baik

1. Pegang gagang telepon dengan baik menggunakan tangan kanan, tempelkan telepon dekat telinga dengan benar, sebaiknya mikrofon jangan terlalu dekat dengan mulut.
2. Usahakan nafas kita saat bicara ditelepon tidak terdengar seperti mendengus.
3. Ucapkan salam.
4. Tanyakan identitas penelepon.
5. Gunakan “Smiling Voice” dan “Pitch Control” selama pembicaraan berlangsung.
6. Simak baik-baik pesan dan kalimat penelepon.
7. Apabila Anda tidak mengerti, tidak ada salahnya Anda mengulangi pertanyaan.
8. Akhiri pembicaraan dengan salam.
9. Letakkan gagang telepon dengan benar dan pas pada posisinya.

Hal-hal yang tidak boleh dilakukan saat komunikasi menggunakan telepon

1. Suara terlalu keras.
2. Bicara di telepon sambil makan atau berdecak.
3. Berbicara dengan orang lain selagi berbicara di telepon.
4. Berbicara dengan nada kasar atau membentak.
5. Berbicara dengan nada memerintah.
6. Membiar penelepon menunggu terlalu lama tanpa penjelasan.
7. Nada dan intonasi terkesan malas atau tak ramah.

Etika bertelepon yang baik melibatkan penghargaan terhadap lawan bicara, menjaga komunikasi yang efektif, dan menghindari perilaku yang tidak pantas atau mengganggu. Dengan menerapkan prinsip-prinsip ini, Anda dapat membangun hubungan yang baik dan menyenangkan saat berkomunikasi melalui telepon.